Le 9 regole per organizzare un Party

Stai pensando di organizzare una festa, unica ed esclusiva che lasci tutti senza fiato?

Ha le idee e non sai come metterle in pratica? Allora segui questo semplice vadem mecum con le regole fondamentali per realizzare un perfetto Party.

Le tecniche per affinare l’organizzazione che segue i vari step, sono poche ma efficaci, il tutto studiato per avere una buona riuscita sull’intero evento, e far sì che anche gli ospiti siano contenti e soddisfatti, e che lascino l’ambiente sull’uscio con un sorriso sulle labbra. La parola d’ordine è stupire!

Creare una festa diverte ed emozionante non è sempre facile, spesso si rischia di badare troppo al lato estetico e dimenticarsi il lato funzionale delle cose; centrare l’obiettivo in primis è una buona base su cui costruire tutto l’iter progettuale, da cui poi partire per studiare le prossime mosse.

Per approfondire l’argomento, leggi anche i nostri articoli precedenti per organizzare   al meglio i tuoi Party 

Le regole d’oro

Il giorno e la data: è una buona abitudine consultare il calendario, magari ancora quello cartaceo che ci permette di visualizzare le eventuali ricorrenze, nel caso in cui la data prescelta coincida con una festività particolare; inconveniente che potrebbe portare poca gente alla tua festa. Cerca di scartare i giorni dal Lunedì al Giovedì, e sposta tutto nel fine settimana per andare incontro alle esigenze degli altri che lavorano e hanno orari davvero selettivi. E’ vero che la festa è tua, ma concilia i tempi di tutti.

La lista degli invitati: è utile in ogni situazione perché permette di avere un numero preciso di persone in modo da soddisfare le richieste di tutti, e provvedere ai loro bisogni, stabilire anche la quantità di cibarie e quant’altro da distribuire a testa. Inoltre è fondamentale per capire la capienza in sala.

Cerca di evitare ex, o coppie scoppiate anche se siete in buoni rapporti; la diplomazia in questo caso è una virtù da prendere a modello.

Tipologia di festa: il tuo Party deve essere ben chiaro; se è una festa a tema chiarisci da subito, perché non tutti saranno contenti di parteciparvi, in quanto possono sentirsi a disagio o limitati. E inoltre non pretendere un tipo di vestiario particolare, a meno ché non si richiede un’abito in una location d’eccezione, solo in quel caso si presta.

Orari di inizio e fine: adotta orari rispettosi per non incappare in situazioni poco piacevoli. Parla con i tuoi vicini prima di mettere nero su bianco, e specifica gli orari di fine festa in modo che possono tollerare la presenza degli ospiti, la musica (entro un certo orario) e i giochi dei bambini (meglio se si dispone di animazione)

Organizza lo staff: ricordati che non puoi far tutto da sola/o, affidati ad un piccolo team di collaboratori, magari amici e familiari che possano aiutarti nell’assistenza. E’ un lavoro di gruppo ed è bene distribuire i ruoli e le responsabilità.

Comunicazioni: oltre ai potenti mezzi tecnologici, tra social e mail, invita il tuo pubblico con un simpatico invito magari cartaceo, realizzando delle brochures inerenti alla tua festa. Con un semplice programma grafico puoi divertirti ma pensa a chi leggerà il tuo invito, quindi scrive bene e in modo chiaro. Per chi non ha dimestichezza, è meglio andare da in tipografo o grafico.

Buffet: sei sicura di aver provveduto a tutto? Non scordare di girare per i tavoli e controllare se sono finiti gli stuzzichi e le bevande, anche per evitare spiacevoli sorprese. Provvedi subito e cerca di servire le persone che magari non conosci del tutto, e scusati sdrammatizzando la questione. Distribuisci piatti, bicchieri e tovaglioli coordinati per Party, per non lasciare gli ospiti a mani e bocche vuote …

Musica: tutto è concesso nel rispetto degli altri; regola il volume in base agli orari di apertura e chiusura del tuo Party. Se stai pensando al karaoke per divertire i tuoi ospiti, decidi un orario comodo che non oltrepassi le 22.00 (orario accettabile) se invece inviti un gruppo musicale, un coro, un trio o altri generi, sarebbe carino stabilire una scaletta con gli orari di esibizione, anche per ricevere più attenzioni da parte del pubblico.

La tua presenza: ultimo punto ma fondamentale; non estraniarti dall’intera vicenda ma sii cordiale con tutti, passa per i tavoli e nelle sale per scambiare due parole con i tuoi invitati e supervisione anche il lavoro del tuo staff, in modo di accorrere nel caso di bisogno.

E’ un lavoro impegnativo, almeno per un intero giorno ma alla fine ti appaga in termini di soddisfazione personale.

 

 

 

 

 

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